Système de gestion de rapports, de procédures

Gestion complète et proactive des incidents

Reportperfect est une solution complète de gestion des incidents conçue pour aider les organisations à prendre les bonnes décisions, au bon moment. En structurant la collecte d’information, l’analyse et le suivi des incidents, Reportperfect transforme des événements isolés en données exploitables pour prévenir les risques et améliorer la performance opérationnelle.

Sans un système structuré, de nombreux signaux faibles passent inaperçus — jusqu’à ce qu’il soit trop tard. Reportperfect permet de les capter, de les analyser et d’agir avant qu’ils ne se transforment en incidents majeurs.

Voir ce qui passerait autrement inaperçu

Les incidents mineurs, anomalies récurrentes ou écarts opérationnels sont souvent sous-déclarés ou mal documentés. Pourtant, ce sont eux qui annoncent les problèmes futurs.

Ce que Reportperfect permet de détecter :

• Incidents mineurs répétés

• Tendances invisibles dans des rapports isolés

• Zones à risque sous-estimées

• Comportements ou pratiques non conformes

• Signaux faibles avant un événement critique

En centralisant et en structurant les rapports, l’entreprise obtient une vision globale plutôt qu’une suite de faits isolés.

Prendre les bonnes décisions, au bon moment

La rapidité et la qualité des décisions dépendent directement de la qualité de l’information disponible. Reportperfect fournit des données fiables, complètes et accessibles en temps réel.

Avantages pour la prise de décision :

• Accès immédiat aux informations critiques

• Contexte complet autour de chaque incident

• Historique structuré pour comparaison et analyse

• Vision transversale par site, équipe ou période

• Réduction des décisions basées sur des hypothèses

Les gestionnaires peuvent ainsi intervenir rapidement, avec confiance et précision.

Un cycle de gestion des incidents de bout en bout

Reportperfect couvre l’ensemble du cycle de vie d’un incident, de la déclaration initiale jusqu’à la résolution et l’analyse post-incident.

Gestion complète des incidents :

• Déclaration structurée des incidents et événements

• Collecte de preuves (photos, documents, commentaires)

• Classification et priorisation des incidents

• Assignation et suivi des actions correctives

• Clôture documentée et historisée

• Analyse des causes et tendances

Chaque étape est traçable, auditée et documentée.

Réagir avant qu’il ne soit trop tard

En l’absence de visibilité, les organisations réagissent souvent après qu’un problème soit devenu critique. Reportperfect favorise une approche proactive plutôt que réactive.

Bénéfices opérationnels :

• Réduction des incidents majeurs

• Intervention plus rapide sur les situations à risque

• Prévention des récidives

• Diminution des coûts liés aux arrêts, litiges ou sinistres

• Amélioration continue des pratiques

Une base solide pour la conformité, les audits et l’assurance

Un incident mal documenté est difficile à défendre. Reportperfect fournit une preuve claire de diligence et de contrôle.

Avantages en matière de conformité :

• Historique complet et horodaté des incidents

• Données fiables pour audits internes et externes

• Traçabilité des décisions et actions prises

• Preuve d’une gestion rigoureuse des risques

• Appui lors de réclamations d’assurance ou d’enquêtes

Une meilleure compréhension pour une organisation plus résiliente

Au-delà de la gestion des incidents, Reportperfect aide l’organisation à apprendre de ses événements.

Résultats à long terme :

• Meilleure compréhension des risques réels

• Alignement entre opérations et direction

• Culture de transparence et d’amélioration continue

• Décisions stratégiques basées sur des faits

• Organisation plus agile et résiliente

Gestion centralisée des procédures pour la gestion des incidents et événements

Le système de gestion de rapports Reportperfect permet de créer et de maintenir un manuel de procédures centralisé, facilement accessible lors d’incidents, d’événements critiques ou de situations d’urgence. Les équipes disposent ainsi, en tout temps, de procédures claires, approuvées et à jour pour intervenir de façon rapide et cohérente.

La gestion des procédures est entièrement intégrée au système de gestion des rapports d’événements et d’incidents, assurant une continuité entre les règles opérationnelles et leur application sur le terrain.

Des procédures toujours à jour et accessibles en temps réel

Le module de gestion des procédures simplifie la rédaction, la mise à jour et la diffusion des procédures opérationnelles au sein de l’organisation.

Principaux bénéfices :

• Référentiel central pour l’ensemble des procédures et protocoles d’intervention

• Accès rapide aux procédures lors de la déclaration d’un incident

• Élimination des documents obsolètes ou contradictoires

• Gestion des versions avec historique complet des modifications

• Source unique et fiable d’information opérationnelle

Processus structuré de rédaction et d’approbation

Le module intègre un processus formel de rédaction, de validation et d’approbation des procédures afin de garantir leur conformité et leur qualité avant diffusion.

Fonctionnalités clés :

• Cycle de vie des procédures : brouillon, révision, approbation, publication

• Désignation des réviseurs et approbateurs selon les rôles

• Commentaires et suivi des modifications pendant la validation

• Publication automatique des procédures approuvées

• Journal d’audit complet des changements et des approbations

Ce processus assure rigueur, traçabilité et gouvernance documentaire.

Gestion des droits d’accès par rôle et par emplacement

Les droits d’accès aux procédures sont gérés de manière fine selon les rôles des utilisateurs et les emplacements (sites, bâtiments, zones, régions).

Contrôle des accès :

• Visibilité des procédures selon le rôle (opérateur, superviseur, gestionnaire, etc.)

• Procédures spécifiques par site ou emplacement

• Restriction de l’accès aux procédures sensibles ou spécialisées

• Distinction claire entre droits de consultation, d’édition et d’approbation

• Alignement avec les politiques de sécurité et de conformité de l’organisation

Ainsi, chaque utilisateur accède uniquement aux procédures pertinentes à ses responsabilités.

Amélioration de la gestion des incidents et de la cohérence opérationnelle

L’intégration directe des procédures au système de gestion des rapports renforce l’efficacité des interventions et réduit les écarts opérationnels.

Avantages opérationnels :

• Interventions plus rapides et standardisées lors d’incidents

• Réduction des erreurs liées aux pratiques informelles

• Meilleure conformité aux exigences réglementaires et internes

• Alignement entre les incidents déclarés et les actions prescrites

• Préparation accrue aux audits, inspections et enquêtes

Reportperfect permet d’élargir vos activités en reliant divers sites, moyennant une base de données centralisée. Les recherches seront facilitées par le regroupement de l’information. Grâce à Reportperfect, il est facile de rechercher un incident en utilisant une date, un nom, un type de rapport ou même un mot de la description. Il est aussi possible de préciser les recherches à l’aide de filtres.

Générez des statistiques et insérez-les dans des tableaux de bord ou des rapports générés et envoyés automatiquement par courriel.